文献一团乱麻?试试PARA管理方法

文献积累——学术生涯的外部记忆 在科研之路上,你想要积累哪些知识? 有没有过这样的经历?你正在准备一个重要的研究报告或论文,需要找到那篇关键的文献,但却在堆积如山的文件和资料中找不到它。或者你读过一篇很好的文献,但当你想引用它的时候,你却忘记了它的具体内容。 在一些科幻作品中,存在“外部记忆装置”的设定,其中的人物往往不将全部信息记在脑中,而是在需要时从外部记忆中调取内容。如今我们的现实已经与之颇有些相似:我们不会记住每一个具体的知识细节,浩如烟海的内容爆炸也不允许我们这么做,但我们通常知道去哪里找到这部分知识。当下,电脑和手机已经成为我们肢体的延伸,搜索引擎强大的检索功能,赋予我们按照需求取用知识的能力。 而在科研道路上,经年累月的学习不但锻炼着我们的实验技能,积累下来的知识同样是我们学习道路上宝贵的财富。在此过程中,我们读过的每一篇文献,被我们记住的不是其中具体的语句,而是各项工作中的主要结果和结论。但在有些时候,比方说想参考某个方法做个相似的实验,或是写作背景综述时,我们会回忆起曾经看过的文章,会去找出最原始的文章查看更多细节。这时,曾经整理过的文献便摇身一变,担当起我们学术生涯外部记忆的职责。 为什么文献常常乱作一团? 那么,为什么明明每一篇文献都有明确的主题和关键词,整理起来却依旧存在非常多困难呢?举个例子,说有一篇文章,“如何做出一盘无敌好吃的小炒肉”,里面从肉的选购、处理、调味到烹饪方法一应俱全。你看完后,觉得非常好,这么棒的技巧我一定要学会,你会把它收在哪? 菜谱 —— 没错,再怎么说这也是个菜谱,放这准没错 年夜饭菜单 —— 今年的年夜饭由你掌勺,正巧家里有人最爱吃小炒肉,放这备着 如何买菜 —— 本文的肉类选购部分讲得太清晰了,常常温习准能以后买菜不踩坑 常用调味料 —— 刚搬了新家,需要买些调料,你正在想买什么合适 …… 如果从上面几点出发,这些归类方式似乎都有各自的道理,这也是信息管理有时会比较困难的原因:在不同的场景下,相同的内容可以有不同的分类方式,并且往往没有对错之分。 因此我觉得,好的文献管理思路比工具更重要。现在能用来做文献管理的工具层出不穷,Endnote也好,Zotero也好,网上都能找到非常详细的用法教程。但是假如只有工具,没有恰当的内容组织思路,那工具里的文献也会堆成一团乱麻。我更想提供一个框架,让每个人可以根据自己的需要,将内容以一种便于寻找的方式组织起来。 我们的目的:让内容便于被找到。 什么是PARA方法? 在之前的很长时间里,我一直隐约觉得,自己整理的文献资料库,其中的各个文件夹彼此之间没有明确的分隔关系,以至于想存一篇新文章的时候,要纠结半天放在哪。纠结完存进去后,要找来用的时候又找不出来这篇文章了。后来偶然间了解到了一种称为PARA的信息整理方法,它将内容分类为项目、领域与资源几个大类。或许它不是最好最完美的,但是相比于没有框架的时候,已经有了质的飞跃。也因此,我今天将其分享给大家,如果你们也遇到过相似的困扰,可以尝试一下这个方法。 所谓PARA,其实是Tiago Forte提出的一种组织信息的思路。其实,PARA分别代表Projects(项目)、Areas(领域)、Resources(资源)和Archives(归档)。 这样讲可能比较抽象,举个我自己的例子,比如我关注基因组学和生物信息学,我所做的课题也与之有关,相关分析做得好可以帮助我产出成果,做不好则毕业都很费劲,我需要为此负责,因此基因组学就可称作我关注的一个领域。同时,我的课题是一个物种的基因组测序项目,从我开始着手找资料开始,历经测序、组装和分析,直到文章发表结束,因为能划分出非常明确的开始和结束时间,因此这个课题属于一个项目。同时,我又对平面设计比较感兴趣,会去看一些相关的书籍和学习资料,这些东西我看着会觉得很有意思,但如果不看也不太影响我完成课题,于是可以算作资源。另外,假如我之前有个项目已经做完了,已经完成项目的内容我当然不需要经常去关注,那它就可以被划到归档。 然而,领域与项目、资源之间并不是独立的,而是可以互相滋养 通过项目来打磨提升领域——比方说,我关注基因组学,但是只靠看一堆基因组相关的文章提升实在有限,必须要自己去实际做一些项目来锻炼,在项目中熟悉各部分的流程,并实际掌握操作的技能。 通过资源支撑领域域 ——我们日常看的各种文章、资料,大部分都属于资源而非领域,正如上面讲到,我们没法只靠读来掌握某些内容。但是每天的精力是有限的,假如分配给太多方面,面面俱到也很困难。于是更好的方法是基于领域 (或者将来潜在的 Area)作为精进的方向,然后把资源当做领域的基石和养分。 如何将PARA方法应用在组织文献中 不过,要想用这种方式来管理自己的文献,首先需要花点时间想一想,对自己来说,究竟想要积累哪些知识? 这里先来讲讲我的,我在项目中放入了刚刚提到的物种测序项目,因为这是我的课题;在领域中包含了基因组学,数据可视化,生物信息学等,因为这是我的专业方向,同时与我的课题息息相关;在资源中放入了平面设计,认知与思维方式,效率,以及语言,因为我对这些方面非常感兴趣;最后,归档中有我之前做过的一个项目,某个物种的耐盐基因筛选,它已经结束了,于是进了归档。 这个清单的长度当然没有明确的限制,但是当你打算往自己关注的领域里放入二三十个主题时,也得掂量掂量有没有足够的精力。创建一个清晰的清单,能让你对自己想要积累知识的边界更加明确,就可以据此有意识地、战略性地决定看或者不看某篇文章,决定某个拖了很久的工作究竟是赶快弥补还是尽快放弃它。 相反,如果你不为自己定义清单,就会被不断拉着、推到别人的项目中去。比如,CNS新出了一堆顶刊文章,你看不看,看哪些? 可以看到,其中有几部分是和科研有关的,另一部分则是兴趣使然。和科研有关的部分,我就时常需要读些论文,并将对应的知识积累起来。 然后,你需要选择一个用来管理文献的工具。我选择了Zotero作为文献管理的工具,它大概长这样。左边的区域包括以文件夹形式组织的目录,下方是给文献打上的标签,中间区域是文献的标题、作者、期刊、年份等信息,右边则是选中某条文章后的详细信息。 你也完全可以选择别的工具,比如更为老牌的Endnote,可能会是更多人包括大家的导师的第一选择,生命科学图书馆之前是有Endnote可以下载的。我讲的与选择特定工具并不关联,你可以任意选择喜欢的工具,并在那个工具中实现相似的效果。 接下来需要在文献管理软件中根据选择好的项目、领域、资源创建大类。 假如你已经在使用这样的文献管理工具,已经积累了一些文章,但是它们有些混乱。可以这样重新开始:将所有现有的文章移动到一个新的文件夹,命名为归档和当前日期,然后开始接下来的步骤。因为与其花费大量时间整理它们,将来也不一定用得到,反而可能让你失去开始的契机。因此不如和它们暂时告别,不必担心丢失任何东西,它们都还在,当需要的时候还可以通过搜索找到它们。 让我们继续,在管理软件的目录下,按照项目、领域、资源和归档创建四个大类,并将大类下面为你选定的主题再分别创建文件夹。记住,一开始只需要创建到每个大类下的主题就可以了,只有当在你在这个主题下积累了一定的内容,感觉需要进一步细分时,才创建新的文件夹,可以最大程度避免文件夹的冗余和混乱。 这里还有两个小技巧,其一是默认的文件夹可能会按字母排序,你可以在前面加上数字,让它们按你想要的顺序排序。其二是我还为其添加了一个收集箱(Inbox),放在所有类别最前面,这样当遇到某篇可能感兴趣的文章时,可以先将其收进收集箱,等看完后判断一下,是将它储存起来以备将来查阅,还是和我需要的知识不太相关,因此直接删除。 随后,可以进一步按照内容将某个项目拆分为更细的子类别。比如这里以我比较熟悉的基因组测序项目为例,它由前期的基因组调研、组装注释,以及下游的一系列分析组成。 我可以按照项目推进的阶段,将其拆分为一个个子项目,比如在调研阶段,我看的文章主要是基因组大小、染色体信息、近缘物种等资料,在组装注释阶段,需要看各种软件的使用方法,而在分析阶段,则需要阅读许多现有文章,总结其分析流程和方法。 这里强调两个实用的功能,一个是标签,我给一部分比较常用的标签设置了颜色,让其显示在文章处,比如标记文章是否已读,读完觉得文章是否重要。还可以按照文章类型标记标签,比如综述类、方法类,或是将文章归类为特定主题,一切都以自己将来找某个文章时是否方便为依据。 另一个实用的功能是Zotero里的Short Title功能,可以看向右图中中间这一列。这一列默认是不显示的,需要在调整显示的列中将其显示出来。可以看到我给不少文章加上了短标题,这样瞄一眼就能找到我想找的文章。 虽然这里只写了项目,但是领域、资源类别下同理进行划分。最后记得将已经完成的项目,放入归档中。 ...

十一月 29, 2024 · Yorkson

克服低效率恐惧,回归健康生活

前言 这是一篇关于数字健康的文章,旨在探讨为什么会对低效率产生恐惧,这种恐惧会带来什么影响,以及如何缓和这种恐惧。 本文并非要倡导停止追求高效,也不是否定优秀工具的重要性,而是希望大部分只是希望利用工具辅助完成任务的人,不要过分纠结于寻求完美的工具和高效的方法,却反倒影响了工作目标的实现。 好工具,低生产力 在赛博朋克主题的作品中,存在一种科学技术高度发达,但是底层人民的生活水平并没有随之提高的现象,被称为『高科技,低生活』。与之相似,我们现在的工作过程也存在一种现象:软件功能愈发齐全,技术方法百花齐放,但我们的生产力并不一定随之提高。 产生这种现象的原因之一,是我们在努力提高效率的过程中,错把追求高效本身当作了我们的目标,而不是我们实现目标的手段。 对低效率的恐惧使效率成为目标 类似错失恐惧症(fear of missing out, FOMO),一种担心自己错过可以改善生活的信息、经历的感觉,现在也有一种可称为**低效率恐惧(fear of low efficiency, FOLE)**的现象,又称生产力色情或是效率成瘾。我们担心浪费任何时间,沉迷于优化自己花费时间的方式,然而实际的产出却寥寥无几。这种恐惧甚至会妨碍我们完成重要的事本身,我自己就曾在写作时纠结过是否用了最好的写作软件,在做笔记时担心是否采用了最先进的笔记技巧,而不是专心在自己的内容上。 正如其他成瘾现象都基于某种奖赏机制,低效率恐惧可能也源于高生产力带来的正向反馈。提高生产力通常能带来直接的好处,比如产出增加或收入提高,这种反馈不断正向强化我们的行为,最终使效率在不经意间成为了我们的目标。 低效率恐惧可能还源于消费主义试图消费一切的动机。为了促进销售,商家贩卖焦虑,其中也有一种对低效率的焦虑。商家将购买某个工具或某门课程,与高效之间画了连线,给人植入『使用了这个软件,学了这门课程,你就能变得和效率达人一样高效』的印象。我们的消费欲望,来源于我们对想成为的人(idol)的模仿欲。我们期待通过与效率达人们使用相似的工具,模仿他们的工作流程,变得像他们一样高效且成果斐然。 另一方面,低效率恐惧也是一种拖延的表现。当我们不想工作时,列计划或是阅读提高工作效率的文章,实际上充当了感觉上的替代品。在我们逃避真正工作的同时,给了我们正在从事产出的错觉。 将效率作为目标会引起哪些问题 效率工具是辅助我们完成任务的手段,完成工作才是真正的目的,但在追求高效的过程中很容易将手段与目的混淆。如果花费过多本属于工作和生活的时间追求效率,整天忙忙碌碌,最终发现产出却寥寥无几,平添焦虑的同时效率不升反降。 不论技术怎样进步,软件和算法都只能按照它们设计出来的方式运行,它们不能替我们做出决定,也无法承担责任。使用合适的工具可以帮助我们工作,追求完美的工具则是一种猎奇。就像机械键盘,有人花数百上千组装自己的键盘,已经不再只是为了用键盘实现打字的目的,而是把折腾它的过程作为一种乐趣了。 对错过新工具、新技术的焦虑同样会导致沉迷于用即时的短期满足来缓解焦虑,比如不停地钻研各种效率文章,将工具一个个进行试用比较,甚至可能因为害怕错过提升效率,去参加一些我们并不真正需要的活动,例如报名我们用不上的学习课程。学会了屠龙之技,失去的是本当用于工作的时间,错过的则是我们自己的生活。 如何缓解低效率恐惧 确定自己关注的主题和领域 知识浩如烟海,如果不清楚自己真正关注什么,便无法针对性地进行积累。如同在海上航行却没有目标,如果不论遇到什么都囫囵地装进口袋,最终得到的只有乱糟糟的收藏夹,并不会促进实质性的能力提升。这里推荐少楠的《P.A.R.A.》方法,将自己所有关注的内容划分成领域、项目、资源等方面。**领域(Area)**是自己日常需要精进的方面,如果搞砸了需要承担对应的责任;**项目(Project)**有明确的起止时间和目标;**资源(Resource)**是自己持续感兴趣,但哪怕放弃,也不会影响他人的事。具体如何实践,可以进一步阅读少楠的文章不知道积累什么知识,是因为你没有自己关注的领域。 反思对效率工具的使用,识别真正的限制因素 回顾自己使用了哪些效率工具,如何使用,是否朝着自己关注的领域与设定的长期计划前进。当我们做计划或是研究效率技巧的时候,我们是希望籍此辅助自己完成工作,还是在逃避推进工作。识别哪些因素真正妨碍了我们的工作,是工具或者生产力系统的缺陷吗?虽然各种算法和工具可以辅助我们进行思考和决策,但不能依赖工具而忽略了我们自身应当承担的责任。我们记下了许多笔记,但是再好的软件也不能替代我们理解和运用这些知识;相反,如果我们积极地应用这些知识,哪怕手中只有纸笔,也能非常好地掌握知识。 停止盲目收集,调整信息来源 留意信息的输入途径,如果使用收集箱inbox的形式,让自己的列表中放更多对自己关注的项目/领域/资源有帮助的内容。有些文章当下感到值得一读,便放进了收集箱,过一阵子再看到时觉得读它可有可无,那就应当果断将其删掉,并非一定放进收集箱的东西都非得读完。 重器轻用,建立适合自己的工作流 与其不断搜寻可以提高生产力的技巧,阅读如何做笔记的文章,不如确定一个适合我们的系统并稳定地使用它。Kenshin在重器轻用就是高效的文章中提到,许多人纠结于选择哪个笔记工具,是因为试图在某一个工具中实现All-in-One,并以为这样就能达到简单高效。然而没有完全满足用户需求的工具存在,因此应当重器轻用,发挥各个工具的长处。Spike112也在其文章工作流的祛魅中指出,在永无止境的探索过程中,新旧工具的迁移消耗了我们大量的时间和精力,应当根据场景识别需求而选择工具,而不是根据某个工具的功能去寻找它的使用场景。这篇文章中也提出,工作流比工具重要,而实践又比工作流和工具更重要,因为真正有用的工作流,是在实践的过程中不断升级优化产生的。就像只有自己整理房间,才更清楚每个工具放在哪里,也只有在整理的过程中,才能思考诸如如何优化工作环境的问题,让自己在之后的工作中更加顺手。 专注于我们关注的内容本身 关注内容本身,而非如何获取、储存这些内容。花更多的时间与我们收集到的内容呆在一起,思考如何使用它们,而非利用一系列自动化流程将笔记碎片积累到数据库后,囤积在那再也不看。乍看之下,笔记本中满满的笔记摘录很有成就感,但如果从此不再使用,笔记本只能成为笔记的坟场。问一问自己,我积累了这么多的笔记,然后呢?思考我们为什么要记笔记,是为了更好地理解某个概念,学习新领域的知识,通过笔记辅助我们思考和写作,亦或只是为了把玩某种先进的笔记技巧?为自己收集的内容找一个出口,比如写作,将死气沉沉的笔记调动起来,在输出的过程中厘清思路,进而更好地掌握输入的内容。 刻意花一些时间远离网络 网络上信息无穷无尽,作为个人不可能将其全部吸收。短时间大量的信息输入会助长失控感,引起焦虑。不妨花些时间独自思考,阅读,散步,健身,做些让自己感到放松舒适的事。生活不只有高效的工作,只有保持克制,接受自己和工具的不完美,才能重新出发,以更好的节奏投入新的工作。 接受系统和工具的不完美,真正重要的是我们做的事本身。 最后,感谢您的阅读。 参考资料 放弃纠结、拥抱妥协,重器轻用就是高效 年度征文 | 我是如何艰难地克服「效率成瘾」的? 工作流的祛魅:从工具、阅读到写作 收藏≠学会,别再让你的收藏夹吃灰了! Automations, Time spent in the environment, “And then what?” From FOMO to JOMO: the joy of missing out Productivity addiction: when we become obsessed with productivity

五月 15, 2022 · Yorkson